Le profil de l'assistant(e) est très recherché, cet emploi nécessite une formation solide et d’une expérience conséquente. Le rôle de l'assistant(e) L’Assistant(e) secrétaire trilingue contribue à faciliter la prise de décision de son supérieur hiérarchique, en pratiquant couramment 2 langues étrangères, en organisant des actions en relation avec l’étranger, et en l’assistant dans la préparation et le suivi des actions. Au jour le jour... L'Assistant(e) secrétaire trilingue organise, coordonne, les activités administratives,commerciales et de comptabilité liées aux différentes actions en relation avec l'étranger et facilite l'échange des données. Formation professionnelle et expérience : BTS de secrétariat, CFPA... licence ou maîtrise accompagnées de la connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères BEPC, CAP sténodactylo, Bac professionnel lorsqu'elles sont complétées par une expérience confirmée de plusieurs années dans les techniques du secrétariat. Dans le secteur public, cet emploi est accessible par concours sous certaines conditions de recrutement et de niveau de formation. Les compétences requises pour le poste d'assistant(e) de direction Les compétences techniques de base : Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques...), les différents travaux de secrétariat du service. Assurer à la demande du hiérarchique, la totalité du traitement d'informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...). Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites. Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission. Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de rendez-vous, organisation de réunions, déplacements...). Les compétences associées : Connaître les particularités techniques des domaines juridique, fiscal, commercial... Les capacités liées à l'emploi : S'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques. Hiérarchiser l'urgence des demandes. Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service. Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées. Définition du métier : L'Assistant(e) organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique, la transmission et la rédaction des informations du service. Frappe, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Traite, exploite, suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l'extérieur. Peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service. Conditions générales d'exercice de l'emploi : L'emploi/métier s'exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant de l'entreprise, de l'extérieur ou du chef hiérarchique. Les horaires sont généralement réguliers. L'activité peut nécessiter des déplacements occasionnels. LES QUALITES PERSONNELLES Autonomie : l’Assistant Secrétaire Trilingue peut travailler et prend lui-même les décisions relatives à son domaine de compétence. Confiance en soi : l’Assistant Secrétaire Trilingue travaille avec sérénité puisqu’il est conscient de ses compétences et agit en étant sûr de lui. Professionnalisme : l’Assistant Secrétaire Trilingue est professionnel dans sa façon de paraître et de parler. Sens des relations humaines et de la communication : l’Assistant Secrétaire Trilingue est ouvert aux autres. Bonne présentation : l’Assistant Secrétaire Trilingue fait attention à l’image qu’il donne de son entreprise. LES QUALITES PROFESSIONNELLES Connaissances générales : comme l'Assistant Secrétaire Trilingue est polyvalent, il possède une grande culture générale et se tient au courant de l'actualité. Maîtrise de l'informatique : l'Assistant Secrétaire Trilingue est capable d'utiliser des logiciels tels que Word, Excel, PowerPoint et Publisher, ainsi que Internet. Compétences linguistiques : le principal atout de l'Assistant Secrétaire Trilingue est sa capacité à communiquer au minimum dans trois langues différentes. Connaissances en Economie et en Droit : l'Assistant Secrétaire Trilingue possède des connaissances en Economie et en Droit, ce qui lui permet, par exemple de prétendre à un poste d'assistant juridique. Bases en Commerce International : Même si l'Assistant Secrétaire Trilingue n'est pas un commercial il possède de solides bases en Commerce International. Le petit plus... La connaissances de langues supplémentaires, l'expérience professionnelle dans d'autres secteurs tels que l'administratif, le commerciale, le juridique, la comptabilité. Autres appellations du métier Assistante Secrétaire Trilingue. Les tendances Profil d'une très grande qualité pour les entreprises travaillant couramment avec l'étranger. Surtout si le candidat à une bonne connaissance de la culture des langues pratiquées.
Février 2005
