Qu'est ce qu'une action (CPAP) ? C'est une situation professionnelle réelle appliquée au terrain; elle permet aux élèves de déployer une activité pratique, en tenant compte des contraintes de la réalités professionnelles (temps, budget, environnement...). Elle vise à développer les qualités nécessaires pour devenir un bon assistant de gestion PME PMI à savoir les capacités d'organisation, d'autonomie, de prise de responsabilités et d'initiatives, d'adaptation, de gestion du temps, ainsi que les facultés d'analyse et de synthèse qui lui seront indispensables. Différents types d'actions On peut distinguer trois sortes d'actions professionnelles: Action menée en autonomie ou action en responsabilité: Celle ci est menée de façon autonome par l'élève et assurée de A à Z. Pour toute les actions en responsabilité , le candidat à l'examen devra amener les preuves de ses affirmations (fax, courrier...). Ce type d'action est le plus privilégié lors de l'examen. Action en collaboration professionnelle: L'action en collaboration permet d'intervenir à un instant "T" dans une mission. Durant ce type d'action, le candidat est dirigé, assisté par son tuteur ou par un autre collaborateur. Lors de l'examen, le candidat doit faire apparaître sa contribution et son niveau d'intervention. Action en contexte associatif: Toutes les missions peuvent être retenues, à partir du moment ou celle ci rentre dans le contenu du référentiel. Par contre, elle ne peuvent pas se limiter à une simple exécution de tâches ou une simple observation. Ces actions n'ont pas nécessité d'aboutir ou de réussir. Liste d'actions professionnelles Pôle Information, Communication et Organisation Administratives: Création d'un journal d'entreprise Création d'un livret d'accueil Création de pages minitel pour une entreprises, une association, site internet Création et gestion d'un fond documentaire Création de documents (catalogue, bon de commande, facture...) Développement de l'image de marque de l'entreprise (papier à lettre, logo, carte de visite...) Organisation de voyages et réunions Étude de l'archivage et de l'opportunité d'une gestion automatisée Organisation d'un conseil d'administration (prise de note, convocation...) Prise en charge de la gestion administrative d'une activité (animation et gestion de l'association...) Projet d'implantation bureautique Gestion des dossiers d'appels d'offres Organisation d'une élection de délégués Organisation et animation d'une réunion Création de courriers / rapports Création et gestion de fichiers clients / fournisseurs Suivi des absences et des congés Mise en place de procédure de recrutement Suivi du personnel (évaluation, information, formation) Pôle Organisation de l'Activité Comptable: Établissement de devis Établissement et vérifications de déclarations fiscales Étude comptable d'un projet d'équipement informatique (ordinateurs, logiciel, coût d'acquisition, frais de maintenance, frais de fonctionnement...) Gestion des stocks Gestion de la facturation clients / fournisseurs Tenue et suivi des comptes clients / fournisseurs Établissement des salaires Élaboration de documents de synthèse (bilan, compte de résultat) Réalisation des opérations de fin d'exercice (provision, amortissement) Calculs de coûts Étude de rentabilité Pôle Études et Administration Commerciale: Suivi de clientèle Mise en place d'une communication externe Création d'un plan de développement de l'exportation Étude de choix de fournisseurs dans le cadre de la gestion des achats Réalisation d'actions promotionnelles Création et suivi d'un publipostage Réalisation d'étude débouchant sur des enquêtes (satisfaction, notoriété, concurrence, clientèle, zone de marchandise) Prospection (physique ou téléphonique) Réalisation de plaquettes, dépliants, prospectus Description des activités Les activités de l'Assistant de gestion impliquent une pratique des techniques de communication et de traitement de l'information qui sont les suivantes : Accueil et information: Accueil des visiteurs, préparation de documents d'accueil, préparation et diffusion interne et externe d'information Courriers et rapports: Réception, dépouillement, enregistrement, préparation des réponses, suivi et classement du courrier, rédaction de notes de service et de rapports. Téléphonie: Prise de messages, réponses à des questions, appel de correspondants, utilisation du répondeur, du minitel, de la télécopie. Traitement des informations: Saisie: Prise de notes, saisie sur informatique Classement recherche: Création et mise à jour de dossiers, de fichiers, consultations de répertoires, annuaires, catalogue, base de données, classement et archivages de documents divers. Production de textes et documents: Conception, rédaction présentation, correction, contrôle de documents divers (factures, lettre, devis, tableaux...) Reproduction de documents: Utilisation du matériel de reproduction, et réalisation de publipostage. Bureautique: Traitement des informations sur micro ordinateur (savoir utiliser les logiciels, les bases de données, les grapheurs...) L'Assistant(e) de Gestion PME PMI doit aussi effectuer des activités liées aux domaines administratif, comptable et commercial. Domaine Administratif: Organisation et suivi des activités Gestion administrative du personnel Gestion et utilisation du matériel bureautique Relation avec les administrations Gestion du temps Mise à jour des dossiers du personnel Conseil pour choix des matériels Organismes sociaux, services fiscaux Organisation de voyages et déplacements Suivi des absences et congés Prévision des besoins, achats, réception, inventaire Gestion des enquêtes et contrôles Organisation de réunion Mouvements du personnel, formation continue, stages Domaine Comptable: Suivi des opérations clients, fournisseurs, salariés Suivi des opérations services fiscaux organismes sociaux Suivi des opérations de trésorerie Calcul de coûts Facturation Travaux relatif charges sociales Suivi des comptes chèques, états de rapprochement Calcul et surveillance de coûts Tenue comptes clients, relances Tenue documents comptables Tenue de caisse Chiffrage de devis Tenue comptes fournisseurs, règlement aux échéances Préparation déclarations fiscales (TVA, BIC) Gestion de la trésorerie Préparation de budgets pour opération déterminées Calcul salaires, bulletins de paie Domaine Commercial: Relation clients / fournisseurs Gestion des approvisionnements et des livraisons Participation à l'action commerciale Accueil clients et représentants Recherche et choix fournisseurs Étude de marché de l'entreprise et de la concurrence, recherche de nouveau clients Accueil téléphonique des clients Gestion commandes et stocks Préparation d'actions publicitaires (annonces, affiches, prospectus, radios...) Gestion des fichiers clients et fournisseurs, suivi des dossiers L'action professionnelle lors d'un examen Contenu du dossier professionnel Dans ce dossier devront figurer: - Certificat de stage et documents à caractères administratifs - Bilan de stage - Tableau planning récapitulatif de toutes activités - Fiches Bilan Note de synthèse: document de 5 à 10 pages dactylographié (annexes non comprises) qui sera le bilan des actions mené. Le candidat doit se limiter aux documents indispensables à la compréhension de sa note. Déroulement de l'épreuve Le jury disposera du dossier professionnel du candidat. Ceux ci ont consulté ce dossier avant le passage du candidat. Pendant cette épreuve de 40 minutes, le candidat peut illustrer ses propos par tous les moyens matériels qu'il juge nécessaire à la bonne compréhension de son oral. Dans un exposé de 10 minutes, le candidat doit présenter sans être interrompu ses activités professionnelles exercés lors de ses stages. Au cours d'un entretien de 15 minutes environ, le candidat développe de façon détaillée l'activité professionnelle que le jury aura choisit. Le jury questionne ensuite le candidat sur les autres activités figurant sur le tableau planning récapitulatif. Présentation des entreprises d'accueil Il faut après chaque stage, concevoir une présentation d'entreprise. Mon astuce : J'ai utilisé PowerPoint pour mes présentation d'entreprise, car c'est plus simple à utiliser et à gérer, et au moins on fait de belles présentations. Attention la présentation des entreprises dure 10 minutes, que vous ayez une, deux, trois,(ou plus) entreprises. Exemple de présentation : Vous présenter Présenter votre B.T.S. (ex : formation de 1 an, soir 1100 heures de formation, financées par le conseil régional...) Présenter les entreprises dans l'ordre des stages Historique, activité, organigrammes, votre place, les activités (tâches) réalisées, les missions qui vous ont été confiées (actions). Conseil: N'appuyer pas celle que vous avez préféré, mais dîtes que toutes vous ont plues pour leurs diversités.... Soit le jury vous demande de choisir, soit il est intrigué et vous demande de présenter celle qu'il souhaite. Dans chacun des cas, ne baissez pas vos gardes ! Présentation des actions Durée de la présentation d'une action : 40 minutes. Pour présenter une action, il faut partir du point de départ : - La société - Votre rôle Le travail demandé,(en responsabilité, en collaboration, ou avec un professionnel) Décrire chaque situations (les existants, vos démarches, les problèmes rencontrés, les solutions pour pallier à ces problèmes), Terminer par l'analyse (des résultats obtenus, les amélioration, les solutions apportées, les apports pour l'entreprise, les apports pour l'étudiant). Important : Je vous conseille de mettre en forme au fur et à mesure ces informations (documents, rapports, notes, courriers,....) et surtout dans l'ordre d'exécution, mais aussi de conserver une copie sur disquette.
