Le profil de l'assistant(e) est très recherché, cet emploi nécessite une formation solide et d’une expérience conséquente. Le rôle de l'assistant(e) Seconder un manager (directeur, directeur de département, PDG), plusieurs managers ou coordonner une équipe de secrétaires dans le cadre d'une grande entreprise, d'une PME-PMI des secteurs tertiaires ou de l'industrie, ou encore dans une collectivité territoriale, une association, un établissement public... Au jour le jour... · Assurer, en tant que collaboratrice d'un cadre, son secrétariat personnel classique : gestion des agendas et des plannings, filtrage des informations et des appels, organisation, animation et compte rendu des réunions, préparation et organisation des déplacements. · Assurer des fonctions d'assistant(e) qui impliquent de se substituer au manager en son absence : gestion et suivi de certains dossiers, rédaction de notes à partir de consignes, gestion de mailings et, éventuellement, organisation d'opérations de communication. · Dans le cas d'un management d'équipe, organisation du travail à l'aide d'outils spécifiques (feuille d'analyse du temps, tableau de compétence), conception des outils communs (livre de bord du secrétariat, répertoires électroniques communs), animation des réunions. · L'assistant(e) peut encadrer jusqu'à cinq secrétaires. Il fonctionne alors comme un chef de service, en organisant et planifiant leur travail, en contribuant à leur évaluation et à l'organisation de leur formation. Formation professionnelle et expérience : · BTS assistant de direction, assistant - secrétaire trilingue ou encore assistant de gestion PME-PMI, Licence ou Maîtrise · BTS bureautique et secrétariat. · Connaissance de l'anglais (obligatoire) et d'autres langues (sont un plus). Les compétences requises pour le poste d'assistant(e) de direction Les compétences techniques de base : Rassembler, mettre en forme (tableaux de bord, graphiques...), être capable d'effectuer les différents travaux de secrétariat. Assurer à la demande du supérieur hiérarchique, la totalité du traitement d'informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...) Rédiger des notes ou correspondances à partir des consignes orales ou manuscrites. Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission. Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique (prise de rendez-vous, organisation des réunions, déplacements...) Les compétences associées : L'assistant(e) doit connaître les particularités techniques des domaines juridique , fiscal, commercial... Les capacités liées à l'emploi : S'adapter facilement à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques. Hiérarchiser l'urgence des demandes. Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service. Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées. Définition du métier : L'assistant(e) organise et coordonne pour un supérieur hiérarchique des informations du service. Frappe, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Traite, exploite et suit une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques). Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec son supérieur hiérarchique et avec l'extérieur. Peut aussi encadrer et former une équipe de collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire du service. Conditions générales d'exercice de l'emploi : L'assistant(e) travaille en étroite collaboration avec son supérieur hiérarchique, gère les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites, ..). Les horaires sont généralement réguliers. L'activité peut nécessiter des déplacements occasionnels. Les qualités personnelles de l'assistant(e) · Capacités rédactionnelles et relationnelles, grande curiosité professionnelle, adaptabilité, capacité à hiérarchiser les urgences, à entretenir les relations professionnelles du manager. · Connaissance des rouages de l'entreprise afin d'être un interlocuteur efficace pour chaque membre. Le petit plus... Une expérience professionnelle à l'étranger ou dans une entreprise internationale implantée en France. Autres appellations du métier Office manager, Attaché de direction, Assistante de PDG, Assistante de direction générale. Les tendances C'est un profil très recherché. Si le candidat a une formation et surtout une expérience solide et qu'en plus il est bilingue, il aura sans doute le choix entre les propositions.
Juillet 2004
