Pour cela vous pouvez ajouter un menu « Travail » dans la barre
d’outils auquel vous ajouterez vos documents importants afin de les retrouver facilement.

Menu - Outils - Personnaliser
Dans les catégories choisissez Menu prédéfinis
Dans la liste des commandes choisissez Travail

Faites glisser la commande « Travail » jusqu’à la barre d’outils, votre nouveau menu Travail est maintenant disponible.

Cliquez dessus puis sur Ajouter au menu Travail pour ajouter le document en cours à ce nouveau menu. Faites pareil avec les documents dont vous avez besoin couramment.

Le monde du Secrétariat Indépendant change ! Je vous propose de découvrir l'association GRAPPE, au travers d'un interview confidence avec Laurence COUTURIER qui nous parle des actions et des motivations du GRAPPE à la reconnaissance du Label qualité pour les télésecrétaires.

Ne manquez pas la nouvelle édition du salon Assist’Expo qui se déroulera les 17 & 18 Avril 2008 à Paris, Porte de versailles.



Au programme :
- 80 formations gratuites en organisation, managemet, logiciels, développement personnel, emploi....

Pour en savoir plus et réserver votre badge entrée gratuite : Assist'Expo 2008

La fête des secrétaires a vu le jour en France en 1991 sous l’impulsion de filiales Françaises de groupes Américains. Elle à lieu le troisième jeudi du mois d’avril.

Le site La fête des secretaires vous propose de découvrir les origines de cette fête et de partager vos opinions et vos idées à ce sujet.
Votre avis nous intéresse :
Votre patron vous souhaite t’il une bonne fête ?
Recevez vous un cadeau à cet occasion, lequel ?

Nous vous proposons une affiche au format A4, pour que votre patron n’oublie pas cette date !

Télécharger l'Affiche

Pour travailler efficacement il faut une bonne organisation, les symboles et les couleurs permettent d’identifier les catégories des différentes tâches à réaliser et à déterminer l’importance et les délais. Je vous propose une méthode simple et efficace.

Les couleurs pour suivre l’importance des tâches :




Les symboles pour identifier les catégories des tâches :



Cette liste n’est pas exhaustive et peut être agrémentée par vos propres symboles.
Ces symboles peuvent être utiliser sous Word : Insertion, Caractères spéciaux, symboles voir police Wingdings. Vous pouvez les imprimer sur des étiquettes autocollantes.

Il s’agit d’avoir un document utile et fonctionnel qui permet d’avoir toutes les informations importantes à porter de main, ainsi lors des déplacements, des réunions, des congés il sera plus facile de trouver l’information.
Le livre de travail est de préférence un classeur grand format, dans lequel il faut des onglets :

- Listing clients
- Listing fournisseurs
- Listing partenaires
- N°importants
- Documents importants : CGV, règlement intérieur
- Des exemples de documents vierges
- Dossiers en cours (devis, factures, travaux à réaliser et à suivre)

Ces informations doivent être organisées et classées.
Ce livre de travail doit être maintenu à jours pour être efficace.

Ainsi vous pourrez facilement trouver les informations dont vous avez besoin à tout moments.

Se préparer pour bien travailler :

- Avoir un bureau propre, organisé et bien éclairé

- Avoir un agenda ouvert à la page du jour :
o Y noter toutes les tâches à réaliser au cours de la journée, semaine, mois et tenir ces informations à jours
o Y barrer au fur et à mesure les tâches terminées
o N’utiliser qu’un seul agenda
Noter tout dans votre agenda, il doit vous servir d’aide mémoire pour : Les relances à faire, les commandes à suivre, les dossier à facturer, les livraisons à faire.
- Placer un bloc note et un stylo près du téléphone (pour éviter de chercher lorsque votre interlocuteur vous parle)

- Tenir à jour vos répertoires : clients, fournisseurs, partenaires et collaborateurs

- Placer une corbeille pour l’arrivée des nouveaux dossiers

- Trier chaque soir vos emails :
o Supprimer immédiatement les emails inutiles
o Classer les emails traités
o Ne laisser dans votre boite de réception que les emails à traiter
o Créer des dossiers pour bien organiser sa messagerie.

- Regrouper vos tâches quotidiennes par pôle :
o Photocopies,
o Appels téléphoniques,
o Classements,
o Emails,
o Saisie de données…

- Faire un point à la fin de la journée :
o Les dossiers traités,
o Les travaux à réaliser le landemain,